Mötesrumsbokning utan strul!

 Svårigheter att hitta lediga mötesrum och missförstånd kring bokningarna beror ofta på oklara rutiner eller krånglig teknik.

Evoko Room Manager gör bokningsläget tydligt och synligt för alla medarbetare redan vid dörren till mötesrummet. Allt bygger på Outlook* vilket ger enkel och säker installation och användning.

Med ett grönt eller rött bakgrundsljus (LED) som syns på avstånd visar Evoko Room Manager om mötesrummet är ledigt eller ej. Evoko Room Manager består av touchskärmar utanför mötesrummen där man enkelt kan se vem som bokat mötet och under vilken tid.

Man kan lika lätt göra egna bokningar, och allt utan att förändringar behöver genomföras eller nya programvaror läras in. Installationen är inte svårare än att lägga till en ny användare i företagets nätverk och den gör inget intrång i IT-säkerheten.

Kan du Outlook är resten enkelt.
Evoko Room Manager jobbar mot företagets Microsoft Exchange-server, så om du redan tidigare har bokat möten i Outlook* kommer du att känna igen dig när du nu börjar boka mötesrum på samma sätt.

Förutom i Outlook* kan du boka och avboka möten samma dag direkt på touchskärmen. Toucha någon av de lättbegripliga symbolerna och välj rätt tidsintervall. Klart! Bokningar gjorda i Evoko Room Manager och Outlook synkroniseras automatiskt.

Hitta lediga rum och tider med en touch!
Förläng ett pågående möte genom att öppna dörren och toucha skärmen. Om nästa tid är upptagen kan touchskärmen föreslå alternativa rum.

Skulle exempelvis projektorn trassla finns dessutom en rapporteringsfunktion där du snabbt anmäler detta eller annan mötesutrustning som kan orsaka avbrott och merkostnader om den blir liggande trasig. Inget lämnas åt slumpen – Evoko Room Manager gör från starten slut på onödiga problem och skapar kostnadseffektiva möten till nytta för såväl företaget och medarbetarna som IT-avdelningen.

Rött för upptaget, grönt för ledigt. Boka i Outlook* eller direkt på touchskärmen som tydligt visar dagens bokningar och smälter in väl i alla miljöer.

Före:
Många har upplevt frustrationen som kan uppstå vid mötesbokningar.
- Mötesavbrott. Någon knackar på och ”undrar hur länge man ska sitta”.
- Dubbelbokningar. Båda mötessällskapen ”trodde sig ha bokat”.
- Svårigheter att hitta ett ledigt rum. I värsta fall står ett mötesrum outnyttjat eftersom det ”verkade vara upptaget”.
Efter:
Evoko Room Manager undanröjer missförstånd och oklarheter genom att göra bokningsläget synligt och tydligt för alla redan vid mötesrummets dörr.
- Touchskärmar utanför varje mötesrum visar om rummet är ledigt eller upptaget med hjälp av ett grönt eller rött bakgrundsljus (LED) som syns på avstånd.
- På touchskärmen visas automatiskt basinformation om pågående möte, exempelvis start- och sluttid, återstående mötestid i minuter samt vem som har bokat mötet.
- Boka i Outlok eller direkt på touchskärmens enkla pekmenyer där du även kan överblicka bokningar, göra egna bokningar och avbokningar samt snabbt förlänga ett pågående möte. Om rummet är upptaget kan touchskärmen hänvisa till ett annat ledigt rum.

Starka fördelar för medarbetarna, organisationen och IT-chefen.
- Medarbetarna bokar sina möten i Outlook* via sin dator och slipper därmed lära sig nya programvaror. Det går dessutom att boka och kolla bokningsläget direkt på touchskärmen.
- Bättre rumsutnyttjande och kostnadseffektivare möten. Inga onödiga kostnader eller störningar på grund av teknik som blir liggande trasig, fel på exempelvis projektorn kan rapporteras direkt på skärmen.
- Enkel installation utan stora ingrepp i företagets servermiljö. Ingen påverkan på IT-säkerheten. Automatisk synkronisering mellan bokningar i Evoko Room Manager och bokningar gjorda i datorn.

Enklare kan det inte bli!
· Nätt 8-tumsskärm som lätt smälter in i såväl moderna kontorsmiljöer som kontor i äldre stil.
· Inga nya mjukvaror att lära sig, allt är baserat på, och synkroniserat med, Outlook*.
· Med enkla pekmenyer kan man snabbt överblicka bokningar, göra egna bokningar och avbokningar samt förlänga ett pågående möte.
· Ett grönt eller rött bakgrundsljus (LED) visar redan på avstånd om mötesrummet är ledigt eller upptaget.
· Evoko Room Manager hjälper företaget att utnyttja sin befintliga teknik effektivare.
· En enda kabel. Touchskärmen kan utnyttja nätverkskabeln för både kommunikation och strömförsörjning. Om POE ”Power Over Ethernet (48V)” ej finns tillgängligt ingår en 12V nätdel som då används istället.

Egentligen är det ingen förändring, bara en förbättring.
1. Evoko Room Manager är inget nytt system eller någon svår teknik. Allt bygger på företagets befintliga Microsoft Exchange Server-miljö och man fortsätter tryggt att boka i Outlook* från sin dator som vanligt.
2. På touchskärmen utanför mötesrummet kan man se de bokningar som gjorts i Outlook* samt bokningar gjorda direkt i Evoko Room Manager.
3. Förläng snabbt ett pågående möte utan att behöva ta fram datorn eller gå in i Outlook* – det är bara att sträcka sig ut genom dörren! Via touchskärmen kan man hitta och boka ett ledigt mötesrum som ska användas samma dag. Bokningar längre fram i tiden görs i Outlook*.

Kontakta oss för mer information och demonstration av Evoko's system!

Uppdaterat!

Läs en recension av Evoko HÄR (pdf)

*Microsoft Outlook ® is a registered trademark of Microsoft Corporation.